Langkah-Langkah Mengirim Siaran Pers

Sharing is caring!

Langkah-Langkah Mengirim Siaran Pers 1

Setelah Anda menulis siaran pers, maka langkah berikutnya adalah mengirimkan atau menyebarkan rilis media tersebut ke  jurnalis. Selain melakukan peliputan sendiri, wartawan juga memerlukan asupan berita yang berasal dari brand atau korporat dalam bentuk siaran pers. Wartawan juga ingin memperoleh update mengenai kejadian atau peristiwa yang terjadi di komunitas dan industri yang tengah mereka geluti. Mereka menginginkan berita Anda.

Menemukan jurnalis yang tepat untuk menerima rilis media Anda sebenarnya sesimpel target dari media yang Anda inginkan untuk bisa mempublikasikan rilis tersebut. Namun Anda juga harus memikirkan tipe media dan pembaca dari media yang Anda sasar. Berikut langkah-langkah yang perlu Anda lakukan menurut AllRelease.id:

  • Menyatukan daftar media yang ditargetkan

Di dalamnya mencakup nama jurnalis, posisi mereka (koordinator peliputan, editor, pemimpin redaksi), alamat e-mail dan nomor telepon mereka. Jika Anda tidak dapat menemukan detail kontak di dalam media mereka, maka hubungi secara langsung ke sekretaris redaksi dan mintalah kontak jurnalis. Biasanya sekretaris redaksi akan meminta Anda untuk mengirimkan ke alamat e-mail sekretaris dan bukan ke alamat e-mail jurnalis.

Cobalah untuk mendapatkan alamat e-mail langsung sehingga rilis yang telah Anda bikin tidak salah tujuan atau lama sampai ke tangan jurnalis. Itulah sebabnya Anda memerlukan database media yang berisi daftar kontak dari jurnalis secara lengkap.

  • Struktur email

Taruh siaran pers di dalam body e-mail termasuk di dalamnya foto-foto pendukung dengan resolusi rendah sehingga tidak memberatkan saat pengiriman e-mail. Sebaiknya setelah email terkirim, Anda juga perlu menindaklanjuti (follow-up) dengan menelepon wartawan untuk memastikan siaran pers telah masuk ke inbox e-mail jurnalis.

Anda juga bisa menyertakan dokumen siaran pers dalam format Doc atau PDF di dalam attachment. Apabila ada foto pendukung maka berilah keterangan (caption) mengenai foto tersebut (nama narasumber, tempat, waktu) agar memudahkan wartawan.

  • Tajuk

Membuat judul subjek: Siaran Pers, Berita Pers, Press Release, atau Rilis Media – serta judul rilis secara lengkap dan jelas.

  • Tindak lanjut / Follow-up

Tunggu setidaknya 1-2 hari untuk menindaklanjuti siaran pers yang telah Anda kirimkan ke seluruh target media. Perlu dihindari! Jangan pernah menanyakan jurnalis apakah mereka akan menerbitkan siaran pers Anda. Cukup tanyakan apakah mereka menerima rilis dan apakah mereka ingin informasi lebih lanjut atau memerlukan gambar resolusi tinggi.

Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan, jadi tandai poin-poin penting pada siaran pers yang ingin Anda sampaikan. Apabila wartawan menginginkan wawancara  khusus dengan narasumber yang tertera di dalam rilis maka Anda perlu mencatat waktu wawancara dan poin-poin yang ingin ditanyakan oleh wartawan. Aturlah waktu pertemuan antara narasumber dan wartawan sesuai kesepakatan.

  • Cara Menanggapi Jawaban

Apabila Anda telah mengirimkan siaran pers namun saat melakukan follow up ternyata ada wartawan yang menjawab,  “Tidak, saya belum / tidak mendapatkan rilis”, maka Anda perlu bersabar. Bisa jadi, jurnalis terebut menerima ratusan siaran pers dalam sehari, sehingga mungkin saja ada rilis yang terlewat mereka baca. Jika mereka tidak ingat rilisnya, maka kirim  ulang siaran pers kepada mereka.

Anda (PR agency, Corporate Communications, atau Humas) sebagai pihak pengirim siaran pers, telah memulai perjalanan untuk membangun hubungan yang baik dengan jurnalis. Hal ini mungkin akan memakan waktu lama sehingga butuh kesabaran. Sebaiknya Anda juga sesekali perlu untuk bertemu langsung dengan jurnalis agar semakin kenal satu sama lain.

Teruslah mengirimkan siaran pers yang memiliki bobot atau nilai berita tinggi. Pada akhirnya, Anda akan mendapatkan hasilnya.

Selamat menulis siaran pers!

Please follow and like us:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *